Case Service Now - automação
Hypera Pharma

Fabricante de medicamentos nacional – Projeto Automação Agendamento

Problema

Controle da disponibilidade do agendamento de salas de reuniões físicas e para video conferencia, especialmente quando envolvem participantes externos que conectarão utilizando plataformas como o Zoom ou Teams. O processo era todo manual envolvendo e-mail, gestão de salas pelas assistentes e configuração de conferencias manualmente via chamado para área de TI.
Alto índice de erros.

Escopo

Criar uma solução intuitiva, de fácil utilização, acessível via dispositivo móvel e que eliminasse a necessidade de controle manual de agenda pelas secretárias e a configuração técnica pela equipe de TI.

Solução

Criação de formulário para solicitação/alteração/cancelamento das solicitações de reuniões/videoconferências/webinars.
Controle capacidade de salas e perfil de utilização (Funcionário/Terceiro/Diretoria).
Integração via API das plataformas: Polycom (videoconferencia salas fisicas), Zoom e Microsoft Teams.
Agendamento enviado pela Plataforma.
Controle de alocação/remoção de licenças do Zoom na solução.

Resultados

Único fluxo orquestrado e controlado pelo ServiceNOW.

100% das atividades executadas sem intervenção manual.